PENDAHULUAN
Pemanfaatan teknologi
informasi telah menyebar hampir di semua bidang termasuk perpustakaan. Kemajuan
teknologi informasi yang begitu pesat membawa konsekuensi dilakukannya proses
pengolahan data berbasis teknologi informasi, sehingga secara efektif dan
efisien dapat menghasilkan keluaran produk informasi yang beraneka ragam.
Produk yang dihasilkan oleh teknologi informasi di perpustakaan berupa e-library, e-book, curent information
service yang semua terangkum dalam sistem informasi perpustakaan yang
terintegrasi melalui otomasi perpustakaan.
Teknologi informasi
memberikan perpustakaan suatu alat bantu komunikasi dan analisis untuk
menjalankan kegiatan utamanya dan mengelola informasi secara global melalui
sistem informasi. Sistem informasi merupakan dasar dari produk informasi dan
jasa berbasis pengetahuan dan membantu perpustakaan untuk mengelola aset-aset
pengetahuan mereka. Dengan adanya sistem informasi berupa otomasi perpustakaan
ini menjadikan kemampuan dalam pengelolaan informasi untuk menghadapi struktur
yang lebih efisien, lebih terdesentralisasi dan lebih fleksibel dalam mengatur
kegiatan perpustakaan, Sumber Daya Manusia juga manajemen.
Sebagai institusi
pengelola informasi, perpustakaan telah menerapkan Teknologi Informasi secara
pesat. Hal itu dapat dilihat dari makin banyaknya perpustakaan yang
memanfaatkan Teknologi Informasi mulai dari perpustakaan manual, perpustakaan
terotomasi hingga perpustakaan digital atau cyber library. Perkembangan
perpustakaan masa kini dapat dilihat dari tingkat penerapan Teknologi Informasi
untuk menunjang kegiatannya, jumlah dan
jenis koleksi yang tersedia, serta jumlah pengguna baik langsung maupun tidak
langsung.
Kebutuhan perpustakaan
akan Teknologi Informasi berkaitan erat
dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran
informasi ilmu pengetahuan dan teknologi serta budaya yang berkembang pesat seiring
dengan kegiatan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan
informasi. Perpustakaan mendistribusikan informasi dengan cara
mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola, dan menyediakannya untuk pengguna[1].
Menurut Muharti[2], penerapan Teknologi Informasi
di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Sebagai sistem
informasi manajemen perpustakaan.
Kegiatan
atau pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan
antara lain adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, serta pengelolaan
data anggota dan statistik. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk
otomasi perpustakaan.
2. Sebagai sarana untuk menyimpan,
mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format
digital. Bentuk penerapan Teknologi Informasi dalam perpustakaan ini sering
dikenal dengan perpustakaan digital. Kedua fungsi Teknologi Informasi ini dapat
diterapkan secara terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi.
Hal itu sangat bergantung pada kemampuan perangkat lunak yang digunakan, sumber
daya manusia, dan infrastruktur yang mendukung keduanya.
Faktor-faktor
yang menunjang aplikasi Teknologi Informasi di perpustakaan antara lain adalah: (1)
kemudahan dalam mendapatkan produk Teknologi Informasi, (2) harga produk Teknologi
Informasi yang makin terjangkau, (3) kemampuan Teknologi Informasi dalam
meningkatkan kinerja pengelolaan perpustakaan, dan (4) makin meningkatnya
tuntutan masyarakat akan pelayanan yang serba click.
Selain
faktor-faktor tersebut, alasan lain penerapan Teknologi Informasi di
perpustakaan adalah: (1) untuk meningkatkan efisiensi dan mempermudah kerja,
(2) untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pengguna, (3) untuk
meningkatkan citra, dan (4) turut mengembangkan infrastruktur unit kerja pada
tingkat regional, nasional, dan global.
Teknologi
informasi telah lama dikenal di bidang perpustakaan. Ada beberapa definisi
tentang Teknologi Informasi. Menurut Haryadi (1993), Teknologi Informasi adalah
teknologi yang diterapkan dalam proses pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan
penyebarluasan informasi. Istilah yang dipakai untuk menyatakan konsep
pemanfaatan Teknologi Informasi di perpustakaan adalah otomasi perpustakaan (library
automation). Otomasi perpustakaan dimaksudkan sebagai penggunaan Teknologi Informasi
khususnya komputer untuk keperluan pengelolaan perpustakaan[3].
Menurut
Fahmi[4], cakupan otomasi
perpustakaan meliputi pengadaan koleksi, katalogisasi, inventarisasi,
sirkulasi, reserve, peminjaman antarperpustakaan, pengelolaan
terbitan berkala, penyediaan katalog (on-line
public access catalogue = OPAC), dan pengelolaan data. Pelayanan informasi
merupakan bagian terintegrasi dan terpenting dari suatu sistem otomasi
perpustakaan.
Pelayanan
informasi dapat dikembangkan dengan menyediakan koleksi berbentuk digital yang
dikemas dalam bentuk alih media, berupa: koleksi softcopy, e-journal, e-book, yang informasinya dapat diakses
melalui website perpustakaan.
Untuk
mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat direalisasikan dengan
menerapkan otomasi. Menurut Sophia[5], penggunaan teknologi
komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat
mempercepat penemuan kembali informasi, memperlancar proses pengolahan,
pengadaan bahan pustaka dan komunikasi antarperpustakaan serta menjamin
pengelolaan data administrasi perpustakaan.
Perpustakaan
Politeknik Negeri Semarang sebagai unit pengelola teknis perpustakaan perguruan
tinggi tentunya dituntut oleh sivitas akademikanya yaitu staf pengajar,
mahasiswa dan dosen untuk dapat memenuhi kebutuhan sumber informasi yang
tersedia di perpusakaan sehingga dapat diakses dengan mudah, cepat dan relevan
sesuai dengan kebutuhan dalam proses belajar mereka.
Kebutuhan
sistem informasi ini tentunya harus didukung dengan adanya penerapan teknologi
informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka sivitas akademika Politeknik
Negeri Semarang. Kebutuhan dari sivitas akademika ini anatara lain sumber
informasi dapat diakses melalui media intranet maupun internet. Adanya otomasi
perpustakaan akan memberikan kemudahan pemustaka sivitas akademika dalam
menemukan sumber informasi dengan mudah.
Sistem
informasi yang disediakan oleh perpustakaan memberikan kontribusi lebih bagi perpustakaan yaitu sebagai alat untuk
memudahkan dalam pekerjaan teknis di perpustakaan. Sedangkan bagi pemustaka
perpustakaan, sistem informasi tersebut dapat memudahkan dalam temu kembali
informasi. Adanya perancangan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan
pemustaka, maka sistem tersebut dapat berdaya guna dan sesuai dengan visi misi
yang telah ditetapkan oleh perpustakaan.
PENERAPAN OTOMASI DI PERPUSTAKAAN
Perpustakaan
Politeknik Negeri Semarang merupakan salah satu perpustakaan yang mulai melakukan
penerapan Teknologi Informasi dalam pengelolaan sumber informasi. Penerapan
otomasi di perpustakaan Politeknik Negeri Semarang bertujuan untuk meningkatkan
kinerja sumber daya manusia, memanfaatkan sarana dan prasarana yang tersedia,
mempermudah dan mempercepat pencarian informasi, meningkatkan pelayanan yang
cepat dan akurat, dan mempersiapkan perpustakaan digital. Hal tersebut
sesuai dengan visi dan misi UPT perpustakaan, sehingga penerapan teknologi informasi
ini akan memberikan kontribusi lebih dalam pelayanan kepada pemustaka sivitas
akademika guna mendukung proses belajar mengajar mahasiswa.
Koleksi
perpustakaan Politeknik Negeri Semarang meliputi buku, majalah, koran, jurnal,
CD (buku, program, dan majalah), laporan penelitian, laporan pengabdian kepada
masyarakat, softcopy tugas akhir dan laporan
akhir mahasiswa. Koleksi perpustakaan tersebut akan memberikan kemanfaatan bagi
pemustaka sivitas akademika, apabila dapat diketahui secara luas baik melalui
media intranet maupun internet. Untuk memenuhi kebutuhan akses melalui intranet
dan internet tersebut, maka perlunya perpustakaan menyediakan layanan
perpustakaan dengan menggunakan otomasi.
Otomasi
perpustakaan guna mendukung kegiatan proses belajar mengajar sivitas akademika
Politeknik Negeri Semarang ini yang digunakan untuk kegiatan otomasi perpustakaannya
adalah Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) dengan menggunakan tujuh pangkalan
data, yaitu:
1. Pangkalan data katalog buku, berisi
informasi judul-judul buku dengan hanya menampilkan diskripsi bibliografis dari
buku tersebut. Dalam pangkalan data ini juga dilampirkan koleksi perpustakaan
yang berbentuk CD (program, buku, dan cd majalah).
2. Pangkalan data hasil penelitian, berisi
informasi tentang judul-judul hasil penelitian dosen dilengkapi dengan softcopy dari hasil penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat
3. Pangkalan data laporan akhir dan tugas
akhir mahasiswa berisi daftar judul-judul tentang hasil laporan tugas akhir dan
laporan akhir.
4. Pangkalan data Jurnal, berisi informasi mengenai
daftar judul-judul jurnal yang tersedia di perpustakaan Politeknik Negeri
Semarang.
5. Pangkalan data koleksi softcopy tugas akhir dan laporan akhir
mahasiswa, berisi fulltext laporan
akhir dan tugas akhir mahasiswa.
6. Pangkalan data indeks dan bibliografi,
pangkalan data ini berisi daftar indek dan bibliografi koleksi yang ada di
perpustakaan.
7. Pangkalan data pengolahan bahan pustaka,
berisi tentang daftar inventarisasi koleksi perpustakaan dari hasil input data
koleksi bahan pustaka hingga proses buku siap layan.
PEMBAHASAN
Kemajuan
teknologi informasi yang begitu pesat didukung teknologi komunikasi membawa
konsekuensi dilakukakannya proses pengolahan data berbasis teknologi informasi
sehingga secara efektif dan efiesien menghasilkan keluaran produk informasi
yang beraneka ragam.
Produk informasi itu dapat
beraneka ragam, diantaranya e-library, e-book, current information service yang
semuanya masuk dalam kategori perpustakaan digital ( digital library) di
mana penyebaran informasi yang paling banyak dilakukan via internet serta
kemudahan-kemudahan produk lainnya dalam bentuk digital yang didapatkan
dalam bentuk file dokumen doc, pdf, picture, grafik, peta dan lain sebagiannya
yang media pembacanya menggunakan teknologi informasi.
Pengembangan sistem perpustakaan terotomasi
merupakan sistem aplikasi perpustakaan elektronik, yang mampu menyimpan dan
mengolah dokumen secara digital serta memiliki sistem interkoneksi antar
perpustakaan yang terdapat pada masing-masing satuan kerja melalui jaringan
intranet.
Melalui proses pengembangan sistem
informasi pepustakaan secara online,
maka akan memudahkan pengguna dalam mencari data dan informasi
bahan pustaka. Berbagai kemudahan pengaksesan pada sistem perpustakaan terotomasi
ini, antara lain: 1) mampu mengakses dokumen dengan sekali klik, 2)
Pengguna dapat dengan mudah bernavigasi, mampu mencari dan menemukan kembali
data/informasi dengan mudah dan cepat, 3) mampu menjamin hasil
pencarian yang akurat, memiliki fasilitas cetak online.
Disamping itu dengan penambahan
fasilitas-fasilitas yang ada, juga mempunyai keuntungan-keuntungan antara
lain : a) pengorganisasian buku-buku menjadi lebih mudah dalam bentuk digital
dan dapat disimpan dalam sebuah komputer dengan jumlah koleksi hingga ratusan
ribu, b) pencarian atau pengaksesan
dapat dilakukan lebih cepat dan dapat langsung dibaca, c) dapat diakses oleh
siapa saja, kapan dan dimana saja, d) tidak membutuhkan banyak tenaga
perpustakaan dan ruangan yang luas, e) dapat
berbagi koleksi digital dengan perpustakaan lainnya melalui jaringan internet,
f) memudahkan dalam manajemen koleksi perpustakaan, data peminjam, dan
sirkulasi koleksi perpustakaan, g) untuk jangka panjang, koleksi digital dapat
mengurangi biaya penggandaan, pemeliharaan dan penyampaiannya.
Sistem
otomasi perpustakaan mencakup beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung
dan terkait[6].
Unsur-unsur tersebut meliputi pemustaka, perangkat lunak, perangkat keras, dan
data.
Pemustaka
Pemustaka
merupakan unsur utama dalam sistem otomasi perpustakaan. Pengembangan sistem
perpustakaan hendaknya selalu memperhatikan masukan pemustaka yaitu sivitas
akademika Politeknik Negeri Semarang, seperti mahasiswa, staf pengajar, dan
karyawan. Kebutuhan pokok pemustaka
perpustakaan Politeknik Negeri Semarang adalah sumber informasi berupa bahan
pustaka yang sesuai dengan silabi yang telah diterbitkan oleh masing-masing
jurusan.
Kebutuhan
penunjang pemustaka yaitu hasil karya lokal content
(TA, PA, Laporan penelitian, artikel majalah, Laporan pengabdian kepada
masyarakat), selain kebutuhan tersebut, pemustaka mempunyai kebutuhan lain
yaitu koleksi populer seperti cara-cara praktis, tips-tips sederhana yang dapat
diperoleh melalui majalah, surat kabar maupun buletin yang digunakan juga untuk
menunjang dalam proses belajar mengajar mereka. Disamping itu bagi pemustaka
staf pengajar, kebutuhan mereka adalah jurnal-jurnal ilmiah maupun e-journal yang digunakan untuk
kepentingan pengembangan pengetahuan dan penelitian dalam rangka memenuhi tri
dharmanya.
Untuk
kebutuhan lain diluar koleksi bahan pustaka, para pemustaka sivitas akademika
Politeknik Negeri Semarang juga membutuhkan sarana dan prasarana yang meliputi
kemudahan akses untuk koleksi perpustakaan melalui website dan koleksi e- journal, e-book dan hotspot area.
Dengan melihat hal tersebut diatas, maka perlunya sistem perpustakaan yang
terotomasi sehingga sumber informasi yang tersedia di perpustakaan dapat
diakses dengan mudah baik melalui intranet maupun internet.
Untuk
memenuhi kebutuhan dalam mengakses sumber informasi baik intranet maupun internet
bagi sivitas akademika Politeknik Negeri Semarang, pihak manajemen telah
menyediakan hotspot area di beberapa titik di lingkungan Politeknik Negeri
Semarang. Ada 4 (empat) titik hotspot area yaitu gedung administrasi pusat,
gedung sekolah A, gedung sekolah B dan jurusan elektro.
Perangkat Lunak
Perangkat
lunak diartikan sebagai prosedur untuk mengoperasikan komputer dalam rangka
mengolah data menjadi informasi sesuai dengan permintaan pengguna. Perangkat
lunak kini mampu diaplikasikan dalam
berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu
bersamaan (multi-tasking), mampu mengelola data secara handal, dan dapat
dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Perangkat
lunak perpustakaan telah banyak tersedia, baik dari luar maupun dalam negeri,
dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Perangkat
lunak perpustakaan yang telah lama dikenal adalah CDS/ISIS dan WINISIS,
SENAYAN, SIPRUS, NCI Bookman dan lain sebagainya. Perangkat lunak tersebut
dapat diperoleh baik secara secara gratis (freeware) maupun dengan membeli dari vendor.
Sistem informasi perpustakaan ini difungsikan untuk
pelaksanaan pekerjaan operasional perpustakaan, seperti registrasi,
katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan informasi terbitan
berkala, dan sirkulasi. Perangkat Lunak yang digunakan oelh perpustakaan
Politeknik Negeri Semarang yaitu SIPUS. SIPUS merupakan hasil buatan dari
kerjasama antara pustakawan dengan salah seorang IT pada Unit Komputer di
Politeknik Negeri Semarang. Pertimbangan untuk tidak menggunakan perangkat
lunak dari luar Politeknik Negeri Semarang adalah karena adanya beberapa
pertimbangan, yaitu: 1) Efisiensi biaya, 2) apabila ingin menambah field dan
modul baru sesuai kebutuhan akan mudah menghubungi programmernya karena masih
dalam satu kantor, 3) Efisiensi waktu, 4) mudah diajak kerjasama.
Akan
tetapi karena ada keterbatasan sumber daya IT di Politeknik Negeri Semarang, seperti
halnya perangkat lunak yang digunakan oleh perpustakaan Politeknik Negeri
Semarang SIPUS ini masih ada kekurangannya yaitu:
1. Belum bisa terintegrasi dengan pangkalan
data pengolahan, sehingga admin tiap hari harus backup data ke server.
2. Data denda belum data terotomasi sesuai
hari kerja, hal ini membutuhkan penghitungan manual untuk mengurangi hari
libur.
3. Laporan statistik peminjamnya dalam
penghitungan hasil akhirnya tidak valid, karena data peminjam hanya terekam
satu kali saja dalam sehari, walaupun peminjam tersebut telah melakukan lebih
dari satu kali transaksi.
4. output katalog tidak dapat dicetak dan
harus membuat secara manual.
5. Server belum dapat digunakan karena
masih dalam proses penginstallan sehingga data belum dapat disimpan melalui
server.
6. Belum dapat terkoneksi dengan internet,
hal ini dikarenakan belum tersedianya bandwitch sendiri khusus untuk
perpustakaan, sehingga memudahkan perpustakaan dalam menshare informasi sesuai
kebutuhan pemustaka.
Pangkalan
data SIPUS ini agar dapat diakses oleh para pemustaka sivitas akademika Politeknik Negeri Semarang, perpustakaan
telah dilengkapi dengan jaringan komputer yang menghubungkan data perpustakaan
dengan komputer yang ada di lingkungan Politeknik Negeri Semarang. Pada sistem
jaringan melalui LAN ini proses pengelolaan dan pemanfaatan SIPUS dapat
dilakukan secara terpadu melalui jaringan intranet oleh semua sivitas akademika
Politeknik Negeri Semarang..
Pada
kesempatan yang sama pustakawan dapat melakukan inputing data atau entri data
saat pemustaka sedang mencari dan memanfaatkan data dengan cara mengakses melalui
komputer.
Perangkat Keras
Komputer dan Jaringan
Komputer
adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data secara cepat dan
tepat menjadi informasi. Pendapat lain mengatakan komputer merupakan suatu
komponen fisik dari sistem komputer yang
memerlukan perangkat lunak untuk menjalankannya.
Pelaksanaan
otomasi perpustakaan tidak dapat terlepas dari sumber daya dan sarana.
Perpustakaan Politeknik Negeri Semarang telah mempersiapkan perpustakaan
digital sejak tahun 1994. Kegiatan otomasi diawali dengan mendapatkan hibah
program MetaMarc dari SIAP Australi. Namun dalam menuju perpustakaan digital tersebut
pada awalnya banyak menemui kendala yang dihadapi, terutama berkaitan dengan sarana
dan prasarana. Sarana dan prasarana perpustakaan Politeknik Negeri Semarang
meliputi komputer yang dilengkapi jaringan internet dan LAN serta scanner, Akan tetapi pada tahun 2011 ini
perpustakaan Politeknik Negeri Semarang mendapatkan anggaran dari APBN-P khusus
untuk e-library, yang meliputi :
- Komputer untuk mengakses sumber informasi
digital, baik koleksi buku, tugas akhir dan laporan akhir, jurnal dan
koleksi CD.
- Jaringan melalui web base, sehingga semua sumber
informasi dapat diakses melalui internet
- Scanner dokumen yang mempunyai kapasitas
scan yang cepat.
- Software program e-library.
- Bandwith khusus untuk perpustakaan.
Akan tetapi semua sarana dan prasarana tersebut
diatas masih dalam proses pengerjaan, dan belum tahu sampai kapan dapat
digunakan. Sebenarnya kalau menurut jadwal pengadaannya sarana dan prasaran
tersebut sudah dapat digunakan mulai bulan desember, akan tetapi sampai akhir
januari belum bisa dioperasikan.
Jaringan Komputer
Jaringan
komputer menjadi prasyarat utama dalam pembangunan otomasi perpustakaan. Dengan
tersedianya jaringan maka berbagai sumber daya dapat dimanfaatkan secara
bersama-sama oleh pihak-pihak yang berkepentingan, sehingga dapat meningkatkan
efisiensi waktu, ruang, dan tenaga. Perangkat jaringan atau LAN terdiri atas
komputer, LAN card, terminal kabel (hub), dan kabel data. Untuk meningkatkan
akses yang lebih luas ke luar gedung diperlukan tambahan perangkat, yaitu
saluran telepon dan modem. Ada dua jenis komputer dalam jaringan, yaitu
komputer penyimpan data yang dikenal dengan nama server, dan komputer
pengakses data yang dikenal dengan nama workstation.
Tabel 1. Sarana dan prasarana penunjang
perpustakaan Politeknik Negeri Semarang
Sumber daya perpustakaan
|
Jumlah (buah)
|
Komputer PC
|
59
|
Printer
|
12
|
Scanner
|
5
|
Laptop
|
6
|
Dongel/WIFI
|
8
|
Jaringan kabel
|
ada
|
Akses Point
|
2
|
Walmond Rack
|
1
|
Dengan
tersedianya jaringan komputer, pengguna dapat memanfaatkan semua informasi yang
disediakan tanpa harus pergi ke perpustakaan. Sivitas akademika Politeknik
Negeri Semarang dapat menelusur, melihat, dan mencetak hasil penelusuran tanpa beranjak
dari ruang kerjanya.
Komputer
yang dapat mengakses intranet dan internet yang terdapat di perpustakaan
Politeknik Negeri Semarang mencapai 95% dari seluruh komputer yang dimiliki
oleh perpustakaan (tabel 2.). Hal ini
menjadi modal awal untuk meningkatkan akses ke sumber informasi. Penambahan jumlah
komputer yang terhubung ke jaringan tidak membutuhkan biaya yang besar, karena
tinggal menambahkan LAN card saja.
Tabel
2. Jumlah komputer yang dimiliki Perpustakaan Politeknik Negeri Semarang
Lokasi
|
Jumlah komputer
|
|
Total
|
Untuk Akses
|
|
Bagian Sirkulasi
-
OPAC
-
Layanan
-
E-Library
-
Layanan TA
|
4
5
6
3
|
4
4
6
2
|
Bagian Teknologi Informasi
-
Layanan Internet
-
Petugas
-
Pengetikan
|
20
3
1
|
20
3
-
|
Bagian Pengolahan
-
petugas
|
3
|
3
|
5 Jurusan
|
5
|
5
|
Gedung kerjasama
|
3
|
3
|
Laboratorium AN
|
3
|
3
|
Sekretaris
|
2
|
2
|
Kepala
|
1
|
1
|
JUMLAH
|
59
|
56 (95,%)
|
Data
Data
merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur dari
simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data
terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus
seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records,
file, dan database.
Sistem
informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai
instruksi, kemudian mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering
membutuhkan data yang dikumpulkan dan
diolah dalam periode sebelumnya. Oleh karena itu, ditambahkan sebuah tempat
penyimpanan data (data file storage) ke dalam model sistem informasi,
sehingga tersedia baik bagi data baru maupun data yang dikumpulkan
dan disimpan sebelumnya.
Jumlah
koleksi tercetak yang dimiliki perpustakaan Politeknik Negeri Semarang dan
jumlah koleksi yang telah diolah dalam bentuk informasi bibliografis dan
artikel lengkap sampai akhir 2011 disajikan pada Tabel 3.
Informasi
bibliografis yang tersedia baru mencapai 39,17% dari jumlah koleksi yang ada,
sedangkan informasi yang telah mempunyai artikel lengkap baru 4,95%. Artinya
4,95% dari koleksi yang ada dapat dicari dengan cepat dan mudah dicetak oleh
pengguna tanpa harus beranjak dari ruangannya.
Untuk
memanfaatkan sebagian besar informasi (95,05%), pengguna harus datang ke perpustakaan
dan dengan sabar menunggu bila koleksi yang diinginkan sedang dimanfaatkan oleh
pengguna lain. Jumlah artikel lengkap yang dapat disediakan sampai tahun 2011
baru mencapai 4,95%, dengan rincian buku 1,21% serta majalah, laporan dan
prosiding 3,74% (Tabel 3).
Tabel 3. Perbandingan antara jumlah
cantuman pangkalan data terhadap koleksi tercetak
Jenis Koleksi
|
Jumlah Koleksi Tercetak
|
Jumlah rekod pada pangkalan data
|
Jumlah artikel lengkap
|
Buku
|
|||
Jurnal ilmiah
|
|||
Local Content
(TA, LA, Penenlitian)
|
|||
CD, kaset, softcopy
|
Rendahnya
penyediaan artikel lengkap tersebut disebabkan belum optimalnya pemanfaatan
sumber daya manusia yang ada dan belum tersedianya peralatan alih media (scanner).
Jumlah
cantuman bibliografis baru mencapai 39,17 rekod. Penyediaan artikel lengkap dilakukan
dengan cara meminta file artikel lengkap bahan yang akan dicetak dari
bagian publikasi dan mengkonversinya menjadi file berformat PDF dengan
menggunakan perangkat lunak acrobat destiller. Namun demikian, tidak
semua file masih tersedia di bagian publikasi sehingga scanner sangat
diperlukan untuk pengembangan digitasi materi perpustakaan ke depan.
Perkembangan
jumlah cantuman bibliografis pada pangkalan data terus meningkat selama tahun 1982-2011
(Tabel 4).
Tabel
4. Daftar perkembangan jumlah cantuman pangkalan data
Jenis Katalog
|
Jumlah (judul)
|
|||
1982-1996
|
1997-2002
|
2003-2008
|
2009-2011
|
|
Buku
|
||||
Jurnal ilmiah
|
||||
Local Content
(TA, LA, Penenlitian)
|
||||
CD, kaset, softcopy
|
||||
Jumlah
cantuman buku meningkat 200 judul pada periode 2004-2005, dan pada tahun 2005-2006
sebanyak 400 judul. Untuk pangkalan data literatur ilmiah, pada periode yang
sama terjadi peningkatan masing-masing 1.149 dan 2.202 judul. Dengan demikian, jumlah
cantuman meningkat 200% setiap tahun
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang mendukung
dalam kelancaran dan keberlangsungan otomasi di perpustakaan perlu mendapat
perhatian penting dari pihak manajemen perpustakaan. Faktor ketrampilan dan
keahlian sumber daya juga harus menjadi perhatian, sehingga perlunya staf IT
dan pustakawan mengikuti program
pelatihan dan pengembangan ketrampilan secara berkala.
Perlunya kerjasama dan sinergi
antara pustakawan dan staf IT dalam rangka menjaga keberlangsungan sistem
informasi perpustakaan akan memberikan dampak yang positif untuk pengembangan
otomasi di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustaka agar tidak
ketinggalan dengan teknologi informasi yang berkembang.
Standar Operasional Prosedur
Standar
operasional prosedur adalah alat untuk mengatur setiap subsistem yang terlibat
dalam suatu sistem, sehingga otomasi perpustakaan dapat berjalan sesuai dengan
harapan, mulai dari penyediaan sampai pemanfaatan informasi. SOP perpustakaan Politeknik
Negeri Semarang telah dibuat. Standar Operasional Perpustakaan yang ada di
Politeknik Negeri Semarang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9000 yang telah
mendapatkan sertifikasi dari SGS mulai dari tahun 2009 sampai sekarang.
KESIMPULAN
Peningkatan
penyediaan informasi yang berbentuk digital menjadi prioritas dalam
pengembangan otomasi perpustakaan Politeknik Negeri Semarang ke depan. Hingga
tahun 2011, perpustakaan Politeknik Negeri Semarang baru mampu menyediakan
informasi digital dalam bentuk bibliografis sebanyak 39,17% dan artikel lengkap
4,95%. Lambatnya penyediaan informasi digital disebabkan oleh keterbatasan
sarana dan sumber daya manusia.
Untuk
memenuhi kebutuhan pemustaka sivitas akademika Politeknik Negeri Semarang, pengembangan
digitalisasi materi perpustakaan perlu memperhatikan kebutuhan pemustaka
sivitas akademika Politeknik Negeri Semarang, yaitu kebutuhan sumber informasi
yang dapat diakses melalui intranet dan internet.
Perpustakaan
Politeknik Negeri Semarang telah membangun 7 (tujuh) pangkalan data untuk
melayani kebutuhan informasi peustaka, yaitu pangkalan data buku dengan jumlah
cantuman 650 rekod (111 rekod berartikel lengkap), pangkalan data literatur
ilmiah 3.451cantuman (407 rekod berartikel lengkap), dan pangkalan data foto 8
buah. Prosedur akses informasi yang tersedia di perpustakaan Politeknik Negeri
Semarang perlu disosialisasikan untuk meningkatkan pemanfaatan informasi yang
tersedia.
Untuk
mempercepat penyediaan sumber informasi di perpustakaan Politeknik Negeri
Semarang, selain dengan meningkatkan koordinasi perpustakaan dengan bagian
publikasi, juga perlu disediakan bandwitch sebagai alat untuk mempermudah akses kepada pemustaka.
DAFTAR PUSTAKA
Arif, I. 2003. Konsep dan perencanaan
dalam otomasi perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari Membangun
Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarakat
Berbasis Pengetahuan. Universitas Muhammadiyah Malang, 4 Oktober 2003. 14 hlm.
Fahmi, I. 2005. Desain dan implementasi
perpustakaan elektronik: Integrasi perpustakaan terotomasi dan perpustakaan
digital untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia.
Haryadi, U. 1993. Penerapan teknologi
informasi di perpustakaan di Indonesia. Hasil Kongres UI dan Seminar. Jakarta:
Pengurus Besar IPI. hlm 253-266.
Muharti, R. 2004. Model implementasi
protokol OAI dalam Indonesia DLN dan hubungannya dengan digital library di luar
negeri.
Sophia, S. 1998. Pemanfaatan jasa
perpustakaan dan informasi oleh peneliti: kasus Pustaka. Jurnal Perpustakaan
Pertanian 7(1): 9-14.
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar ilmu perpustakaan.
Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 467 hlm.
UNESCO. 1999. Materi TOT Technology
Information & Communication oleh Unesco dan Perpustakaan Nasional RI di
Yogyakarta.
[1] Arif, I. 2003. Konsep dan perencanaan
dalam otomasi perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari Membangun
Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarakat
Berbasis Pengetahuan. Universitas Muhammadiyah Malang, 4 Oktober 2003. 14 hlm.
[2] Muharti, R. 2004. Model implementasi
protokol OAI dalam Indonesia DLN dan hubungannya dengan digital library di luar
negeri.
[4] Fahmi, I. 2005. Desain dan implementasi
perpustakaan elektronik: Integrasi perpustakaan terotomasi dan perpustakaan
digital untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia.
[5] Sophia, S. 1998. Pemanfaatan jasa
perpustakaan dan informasi oleh peneliti: kasus Pustaka. Jurnal Perpustakaan
Pertanian 7(1): 9-14.
[6]
UNESCO. 1999. Materi TOT Technology
Information & Communication oleh Unesco dan Perpustakaan Nasional RI di
Yogyakarta.
